Les catastrophes courantes le Jour J et comment les régler
Après avoir consacré d'innombrables heures à planifier chaque détail des festivités de vos clients, il est compréhensible que vous et vos clients vous attendiez à ce que tout soit parfait avec un grand P.
Le Jour J, les enjeux émotionnels sont hors de propos puisque vos futurs attendent ce jour depuis plusieurs mois, voire depuis plusieurs années. De ce fait, un élément qui ne sera pas prévu au programme n’est certainement pas quelque chose qu’une mariée ou qu’un marié veut entendre le jour de son Grand Jour. En tant qu'organisateur de mariage, vous savez que la planification n'est pas votre seule responsabilité. Le jour de la coordination peut être la partie la plus difficile et la plus stressante de votre travail. Peu importe la façon dont vous vous préparez et le temps que vous y consacrez, certaines choses sont tout simplement hors de votre contrôle. Car oui, des éléments peuvent intervenir, comme ça. Même les événements les plus organisés et les mieux coordonnés peuvent rencontrer quelques obstacles sur la route.
La première chose à faire, en tant que Wedding Planner ou Wedding Designer, est de rester calme et de parler calmement, comme vous devriez le faire dans toute situation négative. Résolvez le problème dès que possible en recherchant des fournisseurs ou du personnel sur place pour vous aider à résoudre le problème. Ne laissez pas cela gâcher une journée de fête et d’amour !
Pour vous aider à résoudre ces problèmes, nous avons répertorié pour vous les accidents les plus courants que nous avons rencontrés le Jour J de certains mariages.
Un fournisseur annule au dernier moment
Cette catastrophe est sans conteste la plus courante. En effet, les fournisseurs sont aussi des personnes, et elles peuvent connaître des urgences indépendantes de leur volonté. Alors, que faites-vous si le maquilleur, le photographe, le DJ ou autre prestataire vous appelle le matin d’un mariage pour vous dire qu'il ne peut pas venir ce jour-ci ? La meilleure façon d'éviter ce problème est de favoriser une bonne relation avec les fournisseurs. Le DJ sera plus susceptible d'appeler en faveur d'un autre ami DJ s'il vous apprécie. Ou, si vous voulez une plus grande tranquillité d'esprit, demandez aux fournisseurs leur plan de sauvegarde d'urgence avant de les réserver.
Dans tous les cas, gardez sur vous une liste des fournisseurs de la région. Avec ceci, vous pourrez contacter le prochain de votre liste. Même s’il ne peut pas faire comme Joséphine Ange Gardien et arriver en un claquement de doigts, il peut cependant sauver le mariage de vos clients.
Des imperfections sur la peau des mariés
Et là, c’est le drame ! Personne ne voudrait se marier avec des énormes rougeurs ou des boutons, qui sont apparus la veille, n’est-ce pas ? Pour vos mariés, il en est de même.
Pour éviter ces accidents, conseillez à vos mariés d’utiliser les mêmes produits de beauté qu’ils utilisent d’habitude : crème hydratante, après-rasage, maquillage…
Ceci évitera d’augmenter la crise d’anxiété des mariés.
Des imperfections sur la tenue des mariés
Qu'elle se déchire ou se tache de manière inattendue, une robe de mariée ou une chemise de marié blanche est vouée à être un peu gâchée par toutes les festivités du grand jour. La solution consiste à emballer un kit d'urgence qui comprend un kit de couture et de la craie blanche (oui, la craie blanche fonctionne à merveille pour couvrir diverses taches sur la robe et sur la chemise) pour faire face à l'usure inattendue.
Le mauvais temps
Bien que cette catastrophe ne soit pas exactement ironique, c'est une énorme déception, surtout si vous organisez un mariage en plein air. Alors, que pouvez-vous faire pour garder les invités et les mariés confortables et au sec lorsque le temps ne coopère pas ? C'est l'un de ces désastres où la meilleure (et la seule) défense est une bonne attaque. Faites un plan pour les jours de pluie avec le site et les fournisseurs, et soyez prêt à utiliser le plan B une fois que la pluie tombe. Il est également sage de demander à vos mariés de mettre de côté des fonds d'urgence au cas où le plan de sauvetage coûterait un peu plus cher.
Un gâteau tombé
Il y a beaucoup de pièces mobiles dans les coulisses d'un mariage, des traiteurs qui vont et viennent aux demoiselles d'honneur aidant la mariée à utiliser les toilettes dans sa robe. Parfois, ces pièces mobiles entrent en collision - littéralement - et vous vous retrouvez avec un gâteau aplati sur le sol. Ne paniquez pas, sinon c’est vos mariés qui vont paniquer.
Croyez-le ou non, il y a des cas dans lesquels un gâteau tombé peut être récupéré. Avec la bonne combinaison d'astuces d'éclairage et de fleurs décoratives, vous pourrez peut-être reconstruire le gâteau de mariage de vos mariés ! Cependant, il est également judicieux de demander au boulanger des options de desserts de secours en cas de gâteau tombé.
Des invités ivres
Quelles que soient les autres catastrophes auxquelles vous faites face, les mariages sont toujours amusants et parfois les invités s'amusent un peu trop.
Si vous ou vos mariés n'avez pas bloqué de chambres, essayez de mettre en place une sorte de transport pour les invités en état d'ébriété. Certaines salles offrent un service de navette, ou vous pouvez conseiller à vos mariés d’offrir à tous leurs invités des bons Uber dans le cadre de leurs cadeaux de mariage. Quoi que vous fassiez, assurez-vous qu'aucun invité ivre ne prenne le volant !
Des invités surprises
Même si vos mariés ont prévu un certain nombre d’invités, il se peut que la cousine de la mariée ai profité de ce moment pour présenter son nouveau conjoint ou que le mari de la tante du marié à réussit à poser son jour de congé pour ce grand jour. Quoi qu'il en soit, vous êtes maintenant confronté à un corps supplémentaire auquel vous n'étiez tout simplement pas préparé. Malheureusement, c'est un désastre que vous devrez simplement accepter, vous ne pouvez pas refuser l'invité inattendu. C’est votre devoir de trouver la solution. Parlez-en au traiteur et disposez une assiette et une chaise supplémentaire sur une des tables. Quant à ce repas supplémentaire que vos mariés devront payer, c'est le moment de pénétrer dans ce fonds d'urgence dont on vous a parlé plus haut dans l’article.
Nous sommes désolés de continuer à le dire, mais des catastrophes se produisent. Cela ne veut pas dire que vous devriez les traiter comme si vous étiez sur un navire en train de couler. Bien que cela puisse être stressant sur le moment, il est important de garder son sang-froid ! La dernière chose que la mariée ou le marié veut voir, c'est que son organisateur de mariage panique le Jour J. Après tout, vous êtes celui avec le certificat d'organisation d'événements et des années d'expérience. Si vous paniquez, imaginez ce que ressentiront les mariés !
Parfois, la chose la plus importante à faire est de rester calme et de réconforter vos clients. Rappelez-leur que vous avez tout sous contrôle et aidez-les à voir la situation dans son ensemble.
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