Tuto : Comment faire lorsqu’un client ne veut pas vous payer
Ah, le monde de l’entreprenariat, vous pouvez définir votre propre emploi du temps, être votre propre patron et, aussi, faire face aux répercussions de ne pas être payé.
Que vous établissiez de nouveaux contrats pour votre propre entreprise de planification/décoration de mariage ou que vous examiniez les contrats en cours entre les clients et vous-même, il est important de noter de nombreux facteurs, dont les dates d'échéance des paiements. En effet, vous devez savoir quand tel client doit vous rémunérer de vos services ! Même si certains clients vont vous payer automatiquement, à la date prévue au préalable, certains peuvent « oublier » de vous payer et pire, d’autres peuvent refuser.
Mais vous devez vous demander, pourquoi un client refuserait de payer un service, et notamment refuserait de payer l’organisation ou la décoration de son propre mariage, n’est-ce pas ? Assurément, c’est lui qui choisit, avec votre aide, comment sera son mariage. Mais certaines personnes peuvent avoir pour excuse qu’ils n’ont plus les moyens de vous payer, car les prestataires étaient plus chers que prévus ou encore que le mariage ne correspondait pas à leurs attentes…
Bien que les clients qui refusent de payer ne soient certainement pas la norme, ils existent bel et bien, ce qui signifie - même si vous êtes aussi sûr que le ciel est bleu que cela ne vous arrivera jamais – qu’il y a de fortes chances que cela se produise.
Alors comment faire si cela arrive ? Comment se protéger au cas où ? Pas de panique, asseyez-vous confortablement, nous vous expliquons tous dans la suite de l’article.
Comment faire si cela arrive ?
Aujourd'hui, en tant que propre patron, vous êtes aussi devenu collecteur de factures et la police de votre rémunération. Alors, si vous constater qu’un client ne vous a pas payé à la date prévue, ne vous laissez pas faire : on le sait « Tout travail mérite salaire ».
- Contactez le client
Contactez en permanence le client concernant son retard de paiement. Parfois, leur raison de ne pas payer peut être aussi simple que le fait que votre facture se retrouve dans leur dossier spam. Il est important que vous épuisiez toutes les formes de communication pour vous assurer que le client est réellement conscient qu'il est en retard pour payer et pour couvrir vos propres traces. Appelez-les, envoyez leur un texto, envoyez des rappels de paiement et des e-mails de suivi, etc. - le but ici est de développer un enregistrement des tentatives de contact et de communication si vous avez finalement besoin de mener cette bataille sur la voie légale.
- Arrêtez le travail
Une fois qu'un client est en retard sur une facture, il est temps d'arrêter le travail. Ils vous ont peut-être dit qu'ils n'attendaient que leur chèque de paie, ou peut-être qu'ils sont simplement lents à répondre aux e-mails et que vous êtes sûr qu'ils finiront par payer, mais le raisonnement derrière leur absence de paiement n’est pas vraiment important. Peu importe à quel point cela peut être difficile (surtout si vous êtes un perfectionniste proactif qui veut prendre de l'avance), si vous n'êtes pas payé à temps, la meilleure façon de vous protéger est d'arrêter immédiatement tout travail sur le mariage de ce client. Si un client apprécie votre travail, il paiera à temps. Sinon, il est temps de faire comme lui : « être aux abonnés absents » sur le travail à effectuer
- Gardez un enregistrement complet de vos communications
À la seconde où vous savez qu’un client refuse de vous payer, commencez un document ou une note où vous enregistrerez toutes vos communications avec le client. Vous voudrez suivre la date à laquelle la facture a été envoyée, qu'elle ait été ouverte ou non ainsi que les dates et les statuts de toute communication de suivi. Avoir un dossier clair et détaillé de vos tentatives de percevoir le paiement vous sera utile dans le cas malheureux où vous devez intenter une action en justice.
- Suivez les termes de votre contrat
Quelles que soient vos conditions (frais de retard de 10 %, annulation du contrat, etc.), il est important que vous respectiez ces conditions. N'oubliez pas qu'un contrat est une voie à double sens - c'est tout autant votre travail de s'en tenir aux conditions que vous avez énoncées que celui du client. Si votre contrat stipule que les clients recevront une pénalité de retard après 30 jours sans paiement, assurez-vous de virer ces frais de retard sur leur facture originale une fois ces 30 jours écoulés.
- Envoyez un courrier postal avec accusé de réception
Souvent, les e-mails et les SMS polis ne font tout simplement pas l'affaire. Si vous attendez le paiement depuis des mois et que votre client est devenu un fantôme, il est temps de devenir sérieux - nous serons francs ici - en leur faisant peur avec un courrier postal fermement formulé. Peut-être ont-ils pensé qu'ils pourraient vous esquiver après vos trois e-mails très polis, mais une lettre, dans le courrier, menaçant une action en justice est une tactique totalement différente qu'il est difficile pour un client d'ignorer. S'ils n'ont pas les moyens de payer une facture, après tout, ils ne peuvent certainement pas se permettre des frais juridiques coûteux. Si vous avez un ami avocat ou un membre de la famille, demandez-lui de vous aider avec le projet (ou embauchez-en un si vous pouvez vous le permettre). Sinon, trouvez un libellé de base en ligne et rédigez votre propre lettre. Assurez-vous de l'imprimer sur du papier à en-tête professionnel (celui du cabinet d'avocats avec lequel vous travaillez - ou simplement sur votre propre papier à en-tête si vous ne travaillez pas avec un avocat). Cela devrait paraître aussi sérieux que cela puisse paraître.
- Engagez une agence de recouvrement pour petites entreprises et/ou engagez des poursuites judiciaires si nécessaire
Une fois que vous avez épuisé toutes les options ci-dessus et en fonction du montant qui vous est dû, il est peut-être temps d'embaucher une agence de recouvrement pour petites entreprises. Ils seront en mesure de rédiger des lettres et ont tendance à connaître toutes les astuces pour amener quelqu'un à répondre au téléphone et enfin à payer cette facture.
Une action en justice est toujours un dernier recours, car elle est coûteuse pour les deux parties et personne ne veut vraiment se lancer. Cela étant dit, si votre lettre fermement formulée a été ignorée, votre facture n'a toujours pas été payée et votre agence de recouvrement ne fait pas le travail, il est temps de donner suite à une action en justice. Renseignez-vous - si vous avez un solide réseau de relations, il y a de fortes chances que quelqu'un que vous connaissez ait un avocat ou un cabinet d'avocats qu'il recommanderait. Assurez-vous, cependant, d'avoir une image claire des coûts avant de commencer cette bataille juridique, car cela peut finir par vous coûter plus cher que la facture originale.
Comment se protéger en amont ?
Afin de prévenir de ces non-paiements, vous pouvez aussi vous armer dès le début de la rencontre avec le client.
- Protégez-vous avec un contrat à toute épreuve
Ici, notre conseil se met en oeuvre bien avant que votre travail avec un client ne commence - avant de vous lancer dans la conception d’un mariage pour établir un calendrier, vous devez toujours (nous le répétons, toujours) commencer par un contrat. Bien qu'il puisse être tentant de commencer à travailler avant la signature du contrat (parce que vous êtes tellement sûr qu'ils le signeront et que vous avez hâte de commencer cette réalisation), le meilleur conseil commercial que nous pouvons offrir, c'est de ne jamais, jamais commencer le travail sans un contrat solide et signé du client. Votre contrat doit inclure une clause qui traite des paiements en retard ou manqués. Lisez cette clause de bout en bout et assurez-vous qu'elle est facile à comprendre, claire et irréprochable.
- Exiger le paiement intégral avant le début des préparations
Certaines entreprises de mariage structurent des plans de paiement pour s'assurer que le solde prévu est payé, en totalité, avant la prestation de services lors du mariage ou de l'événement. Souvent, ces professionnels comprennent des planificateurs, des lieux, des designers floraux et des sociétés de location. Ces entreprises peuvent également exiger qu'une carte de crédit soit déposée au dossier, qui sera ensuite utilisée pour les frais qui surviennent lors de l'événement (par exemple : draps brûlés, murs endommagés, porcelaine cassée, etc.).
Nous vous conseillons même d’exiger le paiement intégral et final au plus tard trois semaines avant l’événement. Cette méthode élimine presque le risque de ne pas recevoir de paiement pour les services fournis. Pour le client, le paiement en avance peut même l’avantager puisqu’il n’aura pas à se soucier des paiements lors de l'événement. Et il se sentira obligé d'effectuer les paiements à temps pour s'assurer que les services sont rendus. Et pour le professionnel, cela lui permet d’être payé au tarif convenu pour les services fournis, d’éviter les chèques sans provision ou les cartes de crédit refusées (et si le paiement n'est pas effectué, les services ne sont pas exécutés).
Le mieux est donc de se protéger en amont, avant de rencontrer ce type de problème. Mais ne vous inquiétez pas ! Il est rare qu’un client ne paye pas une prestation, surtout lorsqu’il s’agit de son mariage. Mais comme dit l’adage « mieux vaut prévenir que guérir »
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