Une journée dans la vie d’un Wedding Planner certifié
Quand on travaille dans le domaine du mariage, il n'y a pas deux jours identiques. Un wedding planner fait tout, du style et du design, de la planification complète du mariage à sa coordination le Jour J. C’est donc une personne polyvalente, qui doit toujours être réactive face à la demande grandissante des nouveaux clients.
En plus de compter beaucoup sur vous pour la conception de leur mariage, chaque client veut se sentir comme votre priorité n ° 1. Et chaque mariage que vous planifiez est littéralement le jour le plus important de la vie de quelqu'un. Vous le comprenez, chaque personne et chaque jour compte lorsque l’on fait ce métier.
Si vous avez envie de surprise, d’émotion, de passion et de nouveauté, ce domaine est fait pour vous. Finie la routine, fini l’ennuie, désormais vous ne compterez plus vos heures…
Alors oui, dit comme cela, on peut vous faire peur. Mais ne vous inquiétez pas, une fois que vous aurez réussi à organiser vos journées, vous pourrez toujours trouver un moment pour vous détendre.
Mais justement, comment se déroule la journée type d’un wedding planner ? Lisez la suite de l’article et suivez-nous dans cette journée à 1000 à l’heure et riche en rebondissement.
8h30 – Les tâches quotidiennes
Bienvenu dans votre bureau. Après avoir déposé vos affaires, commencez par regarder votre emploi du temps de la journée, voire de la semaine. Et oui, si vous avez un rendez-vous client le lendemain il est plus prudent de prendre du temps la veille pour le préparer et de le mettre dans ces tâches de la journée.
Ensuite, affairez-vous à vos appels manqués : rappelez vos clients et s’ils ne vous répondent pas laissez leur un message vocal avec vos coordonnées (téléphone, mail et heures de disponibilité) afin qu’ils puissent vous recontacter dans la journée. Après cela, regardez et traitez vos mails, ainsi que vos messages provenant des réseaux sociaux.
Chaque lundi, n’oubliez pas de préparer votre planning de publication sur vos comptes de réseaux sociaux de la semaine suivante, voire des deux prochaines semaines.
Un lundi sur deux, regardez tout ce qui est administratif afin de voir si vous êtes bien à jour, comme par exemple les nouvelles mesures en lien avec la COVID-19.
9h45 – La réalisation des projets en cours
Les projets dans le monde de la planification d'événements peuvent être beaucoup de choses : rédiger une proposition, compléter un diagramme, commander du linge / du matériel de location, taper des commandes d'événements, etc.
10h45 – La recherche des fournisseurs
Et oui, même après des années d’expérience dans le domaine, vous serez toujours à la recherche de nouveaux prestataires : que ce soit des recherches de nouveaux vidéastes, photographes, traiteurs, lieux de réception…
En effet, il est important que vous ayez une liste déjà fait – elle n’a pas besoin d’être très longue, mais juste assez pour que vous puissiez montrer à vos clients les personnes avec qui vous pourrez travailler pour leur mariage.
12h – Les réunions de planification
Cette heure est primordiale pour vos rendez-vous. En effet, vous n’êtes pas le seul à travailler. Vos clients aussi, et ils ne peuvent pas forcément se déplacer pour venir vous voir en pleine matinée ou en pleine après-midi. De ce fait, vous pouvez leur proposer cette heure-ci pour un rendez-vous.
Ces réunions de planification sont des sessions approfondies avec les clients pour parcourir chaque détail de l'événement. Vous commencerez d'abord par la chronologie globale pour avoir une bonne perspective de l'ensemble de l'événement. Passerez ensuite à la mise en page et à la conception. Une fois que vous avez la chronologie, la conception et la mise en page, vous échangerez sur les prestataires souhaités et sur tous les autres détails de l'événement.
13h30 – La deuxième vérification des mails
Jetez un deuxième coup d’œil à vos mails afin d’être à jour et de vous laisser l’après-midi de libre pour continuer vos tâches.
14h00 – « Quand la pause s’impose »
Pause déjeuner. Et oui, on ne doit pas la négliger. Sinon, la productivité peut commencer à ralentir pendant la seconde moitié de la journée ... En plus, vous pouvez profiter de ce moment de pause pour goûter les délicieux mets de traiteurs avec lesquels vous travaillez ou avec lesquels vous allez travailler.
15h00 – Les visites sur sites
Que ce soit les visites de lieux de réception, de châteaux, de domaines, ces rendez-vous doivent être planifiés. Cependant, l’heure peut varier en fonction de la disponibilité du propriétaire du lieu.
Ces visites d’emplacement sont primordiales afin de mieux comprendre le lieu et afin de proposer les meilleures solutions de planification et les meilleurs détails possibles à vos clients.
16h30 – Le retour au bureau
Réécrivez tout ce que vous avez pu obtenir comme informations concernant le lieu que vous venez de visiter avec une proposition claire pour les mariés.
17h15 – Le suivi de vos clients et des fournisseurs
Faire le suivi avec les fournisseurs, les couples et les nouveaux clients, planifier des réunions et des procédures pas à pas. Suivez des budgets et des délais des clients. C’est le meilleur moment pour essayer de les contacter si vous avez des questions, si vous rencontrez des problèmes ou pour simplement les prévenir de l’avancement du projet.
18h30 – L’heure créative
Une fois que les éléments logistiques lourds sont rayés de votre liste des tâches journalière, cela vous libère l'esprit et vous place dans un espace beaucoup plus créatif. Réservez ce temps pour créer des briefs, imaginez la conception d ‘un événement, recherchez des idées nouvelles et différentes…
19h30 – Les dernières vérifications pour la journée du lendemain
Comme c’est la fin de journée et que vous commencez à fatiguer, prenez quelques minutes avant de partir du bureau pour regarder les nouvelles tendances qui se font en matière de mariage.
Listez les choses que vous devrez faire le lendemain et rajoutez-les à la liste des choses déjà prévues.
Regardez vos mails une dernière fois avant de partir afin de les traiter et de gagner du temps pour le lendemain.
Chaque vendredi, élaborer le planning de la semaine prochaine et regardez votre planning de la semaine et reporté ce qui n’a pas pu être fait.
Bien sûr, cette journée n’est qu’une journée type et elle ne se déroulera pas comme celle-ci tous les jours. En effet, chaque journée dépendra des mails que vous recevrez, des appels, des urgences et des imprévus que vous devrez traiter en priorité. Dans tous les cas, vous ne vous ennuierez pas, parole de wedding planner !
Enfaite, être un professionnel du mariage, c’est comme être un superman ou une wonderwoman, sans une cape !
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