Comment gérer un mariage reporté / annulé
En tant que planificateurs de mariages, notre travail consiste à aider à gérer les mariages de nos clients, même lorsqu'ils sont annulés ou reportés. Même si nous le souhaitons, nous ne pouvons pas tout planifier, et des événements imprévus comme des conditions météorologiques extrêmes, des accidents, des pandémies ou une maladie pourraient très bien vous mettre, vous et vos clients, dans une position inconfortable.
Pour rendre l'ensemble du processus beaucoup plus facile, il est important de recommander une assurance annulation d'événement à tous vos clients au début du processus de planification. L'assurance événementielle facilitera considérablement les choses si votre client doit annuler ou reporter son mariage en raison d'une circonstance imprévue. Cette clause d’annulation doit aussi apparaître sur le contrat de prestation que vous ferez signer à vos clients, avant de commencer à travailler pour eux, comme expliqué dans l’article « Les informations à ne pas oublier sur son contrat de prestation, spécial Wedding Planner », au niveau du cinquième paragraphe.
Ne vous inquiétez pas : l’annulation d’un mariage à la dernière minute est plus fréquente dans les films américains que dans la vraie vie. Mais, avec l’arrivée du Covid-19, il vaut mieux se préparer à toutes éventualités. En plus, beaucoup de sites recommandent aux mariés de faire appel à un Wedding Planner pour faciliter le report de leur mariage.
Des contrats avec les fournisseurs aux achats de vêtements en passant par l'information des invités, les éléments clés de la planification du mariage sont réécrits du jour au lendemain. Vous ne savez pas quoi faire lorsqu'un mariage est annulé ou reporté ? Vous trouverez ci-dessous nos tips pour gérer un mariage reporté ou annulé par l’un de vos clients.
Reporter ou annuler le mariage, que choisir ?
Concernant la pandémie actuelle, les experts conviennent que le report est fortement recommandé pendant cette période de pandémie. Comme les informations sur la réglementation sont encore incertaines pour le début 2021, nous vous suggérons de proposer le report du mariage pour fin 2021, début 2022.
Entrez en contact avec le lieu et les fournisseurs
Passez en revue le contrat de chaque fournisseur afin de savoir clairement ce qu'il stipule concernant l'annulation ou le report et le montant du dépôt auquel votre client peut avoir droit. Contactez tous les prestataires aussi rapidement et efficacement que possible.
Si votre couple reporte le mariage, vérifiez d'abord auprès du lieu de réception pour déterminer les dates disponibles à l'avenir, lorsque votre couple pourra célébrer son mariage. Ensuite, vérifiez auprès des principaux fournisseurs pour voir qui est disponible pour la (les) date (s) de disponibilité du lieu. Votre couple doit faire preuve de souplesse lorsqu'il reporte son mariage, surtout si c'est à une époque où de nombreux couples dans la même région peuvent également reporter et replanifier leur mariage.
Une fois qu'une nouvelle date est choisie, demandez des avenants de contrat ou de nouveaux contrats auprès du lieu et des fournisseurs. Ces contrats mis à jour doivent avoir les inclusions de contrat typiques et doivent spécifier les détails du report, quels services sont inclus, ce qui a déjà été payé, quels sont les paiements futurs et quand chaque paiement futur sera dû.
Demandez tous les dépôts ou crédits remboursables
Certains fournisseurs rembourseront les dépôts de vos clients ou appliqueront des dépôts à une date ultérieure s'ils sont disponibles à la nouvelle date de mariage choisie. Cependant, de nombreux fournisseurs étant propriétaire de petites entreprises, il sera extrêmement important de récupérer toute perte financière et les professionnels de l'événementiel ne pourront peut-être pas offrir de remboursement. Si votre couple reporte son mariage au-delà des 6 à 9 prochains mois, un fournisseur peut facturer des frais supplémentaires pour couvrir le temps supplémentaire pendant lequel il travaillera avec le couple.
Demandez aux professionnels du mariage d'autoriser les couples à utiliser la caution comme crédit pour un futur service ou pour une date future de mariage. Même si le mariage est annulé, le traiteur pourrait peut-être accorder un crédit pour la restauration d'un événement futur ou le photographe pourrait donner au couple un crédit pour planifier une future séance de photo de famille.
En tant qu'organisateur d'événements, votre contrat de services de planification de mariage dictera si vous facturez des frais supplémentaires si un client reporte son mariage. Il dictera également ce qu'il adviendra des paiements passés et futurs s'ils annulent le mariage ou l'événement.
Contactez les invités
Encouragez vos clients à informer leur famille et leurs amis sur le report du mariage, le plus tôt possible. Le couple peut avoir besoin du soutien et de l'aide de ses proches.
La manière dont les invités seront contactés dépendra de la préférence de votre client et de la proximité de la date du mariage. Évidemment, plus ils sont proches du mariage, plus tôt vos clients doivent contacter tout le monde. Il y aura probablement une logistique de voyage que les clients devront gérer. N'oubliez pas que tout le monde ne vérifie pas ses e-mails, aussi souvent que nous, et vos clients peuvent avoir besoin de passer des appels téléphoniques avec l'aide de membres de leur famille ou d'amis proches.
Pour les mariages reportés, des articles de papeterie officiels peuvent être envoyés aux invités avec les informations mises à jour sur l'événement une fois que la date et les détails sont finalisés.
Contactez votre compagnie d’assurance événementielle
Appelez la compagnie d'assurance événement de votre client pour commencer la réclamation pour les dépôts non-remboursables et autres dépenses non-remboursables.
L'assurance événementielle n'est pas seulement importante pour vos clients, elle est importante pour votre entreprise. Certains fournisseurs d'événements n'offrent tout simplement pas de remboursement, quelles que soient les circonstances. Si vous avez recommandé un fournisseur d'événements qui n'émet jamais de remboursement, votre client peut revenir vers vous pour récupérer une partie de son argent perdu. Ou pire encore, ils pourraient vous revenir bouleversés et ne pas vous recommander, car vous n'étiez pas en mesure de les aider en cas de besoin.
En obligeant vos clients à souscrire une assurance événement pour leur journée spéciale, vous vous protégez non seulement contre les imprévus, mais vous protégez également votre réputation.
Que faire en attendant ?
Si le mariage est simplement reporté, certains éléments peuvent continuer à être avancé. Signalez-le à vos clients. Cela leur redonnera le sourire suite à l’annonce du report du plus beau jour de leur vie et surtout cela augmentera leur capital satisfaction vis-à-vis de votre professionnalisme.
Vous pouvez leur demander de :
- Commencer à affiner leur choix pour le Jour J : maquillage, cheveux, ongles, etc. ;
- Choisir leur bague ;
- Préparer une liste de chansons incontournables ;
- Rassembler les besoins visuels et les préférences pour le photographe/vidéaste ;
- Réfléchir à des façons de célébrer les invités et de les remercier pour leur soutien ;
- Élaborer ou peaufiner leur discours ;
- …
Voilà, vous savez tout ! Surtout, n’oubliez pas de faire savoir à vos clients que vous êtes là pour les aider et que vous êtes en mesure de les guider tout au long du processus de reprogrammation ou d’annulation. Pour rassurer vos clients lorsque leur mariage doit être reporté, rassurez-les en leur disant que nous sommes bien Français et qu’ils pourront quand même embrasser tous leurs proches de bon cœur ce jour-là, sans restriction… Même reporté, leur mariage restera le plus beau jour de leur vie !
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