Après de longues consultations avec les futurs mariés, les wedding designers doivent, eux aussi, rédiger un contrat qui servira de lien entre les clients et eux-mêmes. Cet accord doit inclure toutes les instructions bien détaillées du projet de la décoration du mariage, comment tout sera mis en œuvre et les modalités impliquées (sécurité, installations techniques…). Ce contrat doit porter la signature des deux parties, à partir du moment où elles acceptent tous les termes et les conditions mentionnés.

Ce contrat est primordial avant de commencer tout projet, car en tant que décorateur de mariage, il faut que vous vous protégiez. Vous ne proposez pas simplement un moodboard, avec une scénographie. C’est vous qui proposez, créer, installer, et mettez en place cette atmosphère parfaite pour vos clients. En plus de votre responsabilité, vous devrez prendre aussi la responsabilité des prestataires extérieurs, si vous faites appel à eux. Autant d’éléments qui peuvent vous mettre en porte-à-faux si vous n’avez pas un contrat en béton.

La signature de ce contrat est donc très importante. Il y a eu de nombreux cas où le client est peut se trouver mécontent, à la dernière minute, de la prestation que vous avez fournie, alors que quelques jours avant l’événement, tout allait parfaitement. Dans le cas où l’accord serait bien conçu et signé, les futurs mariés ne pourront pas faire grand-chose contre vous, même s’il décide d’intenter une action pour rompre le contrat. Dans le cas où ce contrat ne serait pas clair et mal signé, cela se retournerait contre vous.

Tout comme pour le contrat des wedding planners, il est important de créer en amont un modèle de contrat type, que vous pourrez personnaliser en fonction de la demande des clients et d’en suite, l’envoyer sous format PDF afin d’éviter toute modification.

Mais, même si le contrat des designers ressemble à celui des planners, quelques notions sont à rajouter. Chers wedding designers, c’est à vous de vous asseoir aujourd’hui et de lire nos conseils sur les informations à ne pas oublier pour être bien protégé.

1. L’étendu de vos services

En tant que wedding designer, vous n’avez pas à fournir une prestation de wedding planner, et inversement. En effet, vous ne devrez pas intervenir avec les traiteurs sauf s’ils mettent en place la salle du dîner, vous ne devrez pas non plus discuter avec le DJ sur les musiques que les mariés veulent passer ou encore avec le photographe.

Vous êtes ici pour concevoir la scénographie, coordonner la conception avec tous les paramètres techniques et logistique à prendre en compte.

Dans ce contrat, il devra alors y figurer les éléments clairs de vos services comme :

- La prestation d’étude et de conseils

- La fourniture de la décoration

- La prestation de décoration de mariage

- La prestation de demande de devis auprès de d’autres prestataires entrant dans la réalisation de la décoration (comme les fleuristes par exemple)

Vos services se limitent donc à la vente, à la réalisation de la décoration ayant pour objectif la création, la livraison et l’installation pour le mariage de vos clients.

2. Vos disponibilités

Comme pour les wedding planners, vous avez des horaires d’ouverture et des horaires où vous n’êtes pas disponible.

De plus, si vous vous occupez de la mise en place et de la récupération des éléments de décoration, vous devrez aussi prendre en compte les impératifs des lieux que vous décorerez.

Par exemple, certains lieux imposent un retrait de nuit ou le dimanche et ils peuvent même imposer cela même si le jour est un jour férié. Souvent, cette indication n’est pas comprise dans le contrat lors de la signature du devis. Il faudra donc ajouter une clause qui prévoit le fait que vous pourrez être amené à travailler le week-end/jours fériés, en fonction de la décision du lieu.

Dans le cas où les clients viendraient chercher eux-mêmes les éléments, il faudra en plus ajouter sur le contrat une heure de retrait et de dépôt du matériel. Si cette clause n’est pas respectée, vous pourrez rajouter une pénalité à cela, comme par exemple pour une journée de retard sur le dépôt, une majoration de 15% du montant du devis pourra leur être imputé. Ceci peut s’appliquer à votre matériel que vous avez prêté, mais aussi à celui que vous avez loué à un autre prestataire. Et oui, vous aurez aussi des comptes à leur rendre, de ce fait, il vaut mieux que vous soyez protégé.

3. Le paiement

Vous retrouverez cette clause dans l’article sur « Les informations à ne pas oublier sur son contrat de prestation, spécial Wedding Planner ».

Avec ceci, comme vous proposez des biens, il faudra aussi penser à leur règlement. Car oui, en plus de la prestation de services, vous assurez aussi la vente de matériel ou la location.

Concernant les biens que vous pourrez louer pour les futurs mariés, il est important que vous receviez la somme dû avant de passer la commande. En effet, lors de la demande du remboursement des frais avancés, certains clients pourront vous dire qu’ils ne peuvent tout simplement pas vous payer aujourd’hui alors qu’ils vous avaient demandé de commander expressément ces éléments par peur d’une rupture de stock. Cependant, pour éviter les retards de paiement et un trou dans votre caisse, il est plus prudent de demander le versement avant de commander ou de louer le dit matériel.

Ici, vous pourrez aussi vous référer au tuto sur « Comment faire lorsqu’un client ne veut pas vous payer », car comme le dit l’adage, « mieux vaut prévenir que guérir ».

4. La mise à disposition du matériel

Lorsque vous prêté votre perceuse à votre voisin, vous vous attendez à le recevoir comme vous lui avez donné, c’est-à-dire en bon état. Ici, c’est pareil !

Il est important de préciser l’état du matériel prêté pour l’occasion. Si ce dernier est prêté en bon état, il devra être restitué comme tel. Si ce dernier a déjà connu des dommages suite à une ancienne location pour un autre événement, aucun impact en plus ne doit être fait. La responsabilité du décor est reportée sur le client en cas de problème, que ce soit pour le matériel que vous leur prêtez ou le matériel que vous louez pour l’occasion.

Pour prévenir de ces désagréments, une caution devra vous protéger vous ainsi que votre entreprise. En effet, pendant les mariages, il peut y avoir de la casse ou encore les invités peuvent partir avec des vases au lieu de partir seulement avec les fleurs. Il est donc important que les futurs mariés remettent une caution afin de protéger votre épargne professionnelle.

De plus, dans cette partie, vous pouvez prévoir des éléments de remplacement. Dans le cas où un élément prévu dans la décoration n’est plus disponible suite à un prêt pour un mariage précédent, vous devrez préciser que vous pourrez leur proposer un élément de remplacement. Cependant, si cet élément ne convient pas aux clients, vous ne pourrez leur facturer cet élément.

Protégez-vous aussi lorsque vos clients changeront d’avis au dernier moment sur leur décoration. En effet, si vous mettez de côté plus de 100 ballons orange et que les clients changent d’avis sur leur couleur quelques jours avant, il faudra vous dédommager. En effet, ces ballons auraient pu servir pour un autre mariage. Ajoutez donc une mention afin de protéger votre perte suite à la réservation des éléments, comme par exemple « les commandes sont définitives à partir du moment où l’acompte de 40% du montant du devis sera versé ». Cela permettra aussi à vos clients de bien réfléchir et d’être sûr sur la décoration qu’ils souhaitent avoir.

Enfin, il faudra leur préciser une date butoir pour commander les éléments de décoration. En effet, n’oubliez pas de prendre en compte le délai de traitement et d’envoi des commandes des autres prestataires.

5. Les conditions d’utilisation du matériel

Afin de limiter toute perte, vol ou casse, il est important de préciser le lieu d’utilisation de ce que vous leur louez. Ces éléments doivent servir exclusivement à la décoration de la salle de réception, de la cérémonie ou de la mairie par exemple. Il en est d’autant plus important s’il s’agit d’un élément lourd, qui peut tomber sur quelqu’un. Et oui, ici vous êtes aussi responsable de la sécurité : vous devez donc faire en sorte que les éléments accrochés ou seulement posés soient correctement installés afin d’éviter qu’ils ne tombent sur un invité ou pire sur les mariés eux-mêmes.

Si les mariés décident de déplacer une statue et qu’elle tombe sur quelqu’un, ce ne sera pas votre responsabilité, tant que cette clause de condition d’utilisation est bien mentionnée.

6. Les limites de vos responsabilités

À partir du moment où le matériel se retrouve sur le lieu du mariage, il est important de spécifier que la responsabilité juridique est imputée à vos mariés. Ce sont eux qui seront les responsables du matériel. De plus, s’ils viennent à le changer de place, la sécurité de leur invité et du personnel sera notamment reportée sur eux.

Il en est de même pour les objets que vous louez auprès d’un autre prestataire. Ce sont les futurs mariés qui en auront la responsabilité.

Pour le rendu du matériel, le client doit le rendre comme il l’a reçu, comme précisé dans la partie sur la mise à disposition du matériel.

Une fois le matériel rendu, la responsabilité juridique des biens revient sur vous.

7. L’annulation ou le report du mariage

Pour cette clause, vous pouvez retrouver tous ces éléments dans l’article sur les informations à mettre dans le contrat des Wedding Planners, afin de vous protéger vous et votre capital, surtout si vous avez commencé à avancer sur le projet.

Dans cette clause, il est important aussi de réparer les pertes dû au blocage des éléments de décoration entre le moment de la signature du contrat et le moment de l’annulation. L’acompte versé au préalable pourra donc être gardé, en fonction de ce que vous décidez.

8. La clause de rupture

Vos clients pourront toujours annuler leur mariage. Cependant, il leur faudra prouver la force majeure de cette annulation, comme stipulé dans le contrat pour les wedding planners.

En plus de cela, il faudra insister sur le fait que les éléments personnalisés ne pourront en aucun cas être remboursé, puisqu’ils ne seront plus utilisables.

Ces éléments ne sont pas obligatoires, mais si vous voulez être sûr d’être bien protégé il vaudrait mieux les faire apparaître. Ici, il est aussi important de revoir votre contrat type au moins une fois par an afin de vous assurer que vous êtes toujours dans la légalité et qu’aucun élément ne pourra vous être reproché.

Et oui, les contrats ne sont pas la partie la plus marante du métier, mais ils sont essentiels pour vous permettre de vous amuser pleinement pendant la conception des mariages.

Si cet article vous a plu, vous pouvez aussi jeter un oeil à :

Blog A.P.R©Fromations

Les informations à ne pas oublier sur son contrat de prestation, spécial Wedding Designer