Les outils indispensables d'une Wedding Planner
Vous souhaitez devenir une excellente wedding planner ?
Être wedding planner est un métier qui ne s’improvise pas ! Vous aurez besoin pour cela d’outils indispensables qui vous aideront pour chacune de vos missions quotidiennes et qui réduiront à coup sûr vos imprévus et votre stress. Laissez-nous vous les présenter.
Vous organiser, vous devrez !
Parce qu’il est bien connu que la wedding planner a beaucoup de choses à gérer (et souvent simultanément), il est indispensable de faire preuve d’une très bonne organisation. Soit pour gérer le rétro planning des différents mariages, soit pour relire le contrat avec le photographe ou encore négocier avec le traiteur, il est important de faire preuve d’organisation !
S’organiser, c’est quoi ?
C’est simplifier le travail existant, éliminer l’inutile, changer ce qui doit l’être, solutionner les problèmes, informatiser ce qui peut l’être, penser «durable ». Heureusement, il existe de nombreux outils digitaux, mais pas que, pour vous aider à organiser au mieux vos recherches de prestataires ou votre comptabilité !
Commençons par le commencement.
Planifiez vos journées
Être wedding planner ne veut pas dire répondre aux mails ou aux appels à minuit. Vous devez, dès le début de votre exercice professionnel, vous fixer des limites. Des limites, c’est-à-dire ?
Afin de limiter le stress et gagner en efficacité, vous devez organiser votre journée. Définissez les heures auxquelles vous ne répondez plus ni aux mails, ni au téléphone pour vous consacrer à vos tâches.
Il est tout aussi important, et même plus, d’organiser dans votre tête ou sur papier, les tâches que vous devez effectuer dans la journée, ou vos rendez-vous avec vos mariés et prestataires. Une petite astuce, n’hésitez pas à lister les tâches et à les classer selon leur ordre de priorité.
Quelques noms d’outils digitaux phares pour faire des to-do-list ? Trello, Todoist… Avec ceci, vous serez sans aucun doute une wedding planner beaucoup plus efficace !
Le carnet papier
Vous possédez sans doute un joli carnet qui attend sagement d’être utilisé dans le tiroir du bureau. C’est un outil indispensable et le moment de le mettre à profit !
Prenez votre carnet et notez, gribouillez, dessinez, listez, ORGANISEZ ! Écrire est ludique et vous aidera à y voir plus clair dans vos idées et dans la liste de tâches qui vous attende. Alors, pourquoi ne pas faire une to-do-list de votre journée/ semaine à venir chaque matin ?
En plus d’être entièrement personnalisable, le carnet peut être également très utile lors de vos rendez-vous ou lorsque votre ordinateur a décidé de tomber en panne de batterie. Pensez-y !
L’agenda connecté
Outil très en vogue, le premier des avantages de l’agenda connecté est de pouvoir vous organiser facilement et de partager votre agenda de wedding planner avec vos collaborateurs ou même avec votre mari pour lui rappeler d’aller chercher le petit dernier lorsque vous êtes en premier rendez-vous… Il vous est de plus possible de personnaliser vos droits d’accès.
Autre bénéfice ? Il est synchronisable avec votre smartphone, ordinateur et tablette : chaque modification apparaitra donc sur tous vos appareils !
En ce qui concerne l’agenda connecté, il y en a pour tous les goûts. Du gratuit au payant pour encore plus de fonctionnalités : Google Agenda, Doodle, Wimi... C’est maintenant à vous de choisir la version qui vous convient le mieux !
Éditeurs de texte, tableaux et logiciels spécialisés
Pour rédiger vos contrats, gérer le budget de vos mariés ou éditer vos factures, des outils existent.
Les outils de traitements de texte sont une manière simple et rapide de produire un travail propre et efficace. Vous pourrez y insérer des photos, graphiques et tableaux qui vous aideront dans votre organisation.
Les tâches d’une wedding planner sont variées et la comptabilité entre forcément en jeu à un moment donné : respect et gestion du budget de vos mariés, facturation… Cela devient tout de suite plus technique. Vous vous sentez dépassée ?
Pas de stress ! Les tableurs et autres logiciels spécialisés sont des outils qui vous aideront. Optez pour un logiciel de comptabilité pour vous faciliter le travail et pour ne rien oublier. Certains sont gratuits et d’autres non tels que Henrri, Zervant ou encore Selssy.
Le bureau en ligne
La bureautique en ligne est un des outils indispensables qui permet une accessibilité permanente et une possibilité de travail collaboratif simultané, le TOP de l’organisation !
En tant que wedding planner, vous êtes amenée à travailler avec de nombreux prestataires et de nombreux clients. Pour vous aider, cet outil en ligne vous permet de travailler à plusieurs et où que vous soyez. En regroupant tous vos documents sur le même outil, vous gagnerez en temps, en efficacité, et en organisation !
Vous pouvez utiliser Doodle ou Google Drive.
Des clients à rassurer et des prestataires à gérer, vous aurez !
Vous le savez sûrement, la communication est une des clés de la réussite et elle va de paire avec l’organisation.
Un des rôles importants du wedding planner est d’expliquer aux mariés le déroulé de l’organisation de leur mariage, les tâches que vous avez à faire vous, eux et en commun, afin de les rassurer et d’apporter un cadre à votre travail. Vous devez également leur transmettre un certain nombre de documents afin qu’ils puissent quand ils le souhaitent, s’informer de l’avancée du mariage.
Pour vous aider, il existe bien évidement des outils !
Les documents partagés
Lors du premier rendez-vous avec vos mariés, mais également tout au long de l’organisation de leur mariage, vous aurez des documents à conserver, à leur partager. Des outils vont permettre de partager ces documents en les rendant visibles par vous, par eux, et parfois par vos prestataires. Vous pouvez bien évidemment personnaliser vos accès.
Google Drive et Doodle sont des outils parfaits au partage de documents.
Le rétro planning
Le rétro planning, souvent sous forme de tableau, est l’ordre dans lequel l’organisation du mariage va s’effectuer. Il est important de l’établir dès la prise en main d’un nouveau dossier. Ainsi vos mariés et vous-même auraient une vue globale sur l’organisation des prochains mois.
Etablir vos objectifs par mois vous permettra en tant que wedding planner d’avoir un coup d’oeil rapide sur l’avancée des tâches, celles qui ont pris du retard, celles qui restent à faire… C’est un outil indispensable pour rassurer vos mariés. Ils verront que tout est sous contrôle et pourront le consulter quand ils le veulent.
Le rétro planning est un véritable fil rouge concernant l’organisation du mariage, donc n’oubliez pas de l’inclure dans votre plateforme de partage et de le mettre à jour régulièrement !
Le calendrier du mariage à télécharger.
De la communication, vous ferez !
Communiquer avec vos mariés, vos prestataires ou vos collaborateurs fait partie intégrante de votre métier de wedding planner, nous sommes d’accord. Mais avez-vous pensé à votre communication personnelle ?
La communication de votre agence est un point non négligeable, que vous débutiez dans le métier ou que vous ayez dix ans d’expérience. Elle va vous permettre de trouver des prospects, des futurs partenaires ou simplement de partager aux autres le fruit de votre travail.
Les réseaux sociaux
Sûrement le meilleur outil de communication, les réseaux sociaux sont efficaces s’ils sont correctement utilisés. Nous avons sélectionné pour vous les trois meilleurs réseaux et à chacun sa fonction !
Instagram, c’est LA tendance ! Réseau social en vogue depuis quelques années, Instagram c’est plus de dix millions de visiteurs par jour en France, de quoi partager au plus grand nombre, n’est-ce-pas ?
Ce qui est attrayant avec cet outil, c’est que vous pouvez :
Partager des photos et des vidéos sur votre fil ou en réels
Communiquer directement avec vos followers via les storys puis les enregistrer en igtv. Vous pouvez même organiser une conférence avec un partenaire à laquelle tout un chacun pourra participer en vous adressant directement vos questions.
Publier vos recommandations via le guide
Tout votre contenu sera regroupé sur une seule et même page : la vôtre.
Pour un compte professionnel, une bonne biographie est utile alors n’hésitez pas à y ajouter le lien de votre site internet si vous en possédez un, c’est toujours un plus pour que vos abonnés accèdent à votre travail !
Notre astuce Instagram ?
Créez, à l’aide de votre contenu, un feed unique ! Pour cela, éditez vos photos sous un même thème, la même luminosité… effet WAOU garanti !
Grâce au compte professionnel, votre page sera publique et visible de tous. Vous accéderez aussi aux statistiques de votre page : audience, tranche d’âge, localisation de vos abonnés… de quoi vous informer et booster votre page au maximum !
Voici un petit exemple d’un joli feed Instagram :
LinkedIn, c’est le réseau social des professionnels. Créez-vous une page à votre nom ou avec le nom de votre entreprise et partagez votre savoir-faire.
LinkedIn est avant tout un outil très utile pour se créer un « réseau professionnel ». Vous serez en contact avec des professionnels de tous domaines et pourrez suivre leur évolution, échanger avec eux…
Attention ! Qui dit réseau professionnel dit professionnalisme ! Vous devez, comme sur tout réseau social mais encore plus celui-ci, transmettre l’image de votre entreprise mais aussi l’image générale des wedding planners.
Pinterest est bien trop souvent délaissé… à tort. Il est une réelle opportunité de montrer à vos futurs clients vos réalisations lors de précédents événements et également votre univers. Proposez vos épingles qui séduiront vos futures clientes.
Ce réseau social vous permet d’épingler des images crées par vos soins ou d’en ré-épinglées dans des tableaux selon des thèmes que vous choisirez. Ainsi, vous pouvez organiser très facilement les différents services proposés et les univers que vous aimez.
Grands avantages de ce réseau social ses épingles et leur durée de vie ! Vos épingles sont 100 fois plus re-partagés. Et quand on sait que la durée de vie d’une image sur un réseau social tel que Facebook est de quelques heures voir de quelques jours, versus plusieurs mois sur Pinterest, il n’y a plus à hésiter, courrez-y !
Pinterest, aussi, propose aujourd’hui une version professionnelle. Vous pourrez y revendiquer votre site internet et suivre vos statistiques.
Pour tirer le meilleur parti de ces outils de communication, n’hésitez pas à les alimenter de manière quotidienne ou hebdomadaire. Vos « followers » et vos clients seront ravis d’avoir de vos nouvelles, cela vous permettra de créer un lien et de garder vos abonnés actifs.
Le site internet
Comme beaucoup d’entreprises, petites, moyennes ou grandes, le site internet est un outil essentiel. Design, chargé ou minimaliste, votre site internet reflète votre image et votre personnalité !
Vous pourrez y insérer des informations qui n’ont pas leur place sur d’autres réseaux sociaux comme le prix de vos prestations, le détails de celles-ci, etc. N’oubliez pas de le mettre régulièrement à jour. Votre site internet est votre vitrine, à l’image de celle d’une boutique.
Bien entendu, la communication passe également par deux outils de base : le téléphone et la boite mail !
Nul besoin de vous l’apprendre, le téléphone est un outil obligatoire dans presque tous les corps de métier. Sms, appels, vous devez les maitriser. Côté orthographe, vous vous devez d’être une wedding planner irréprochable (ou presque).
Pour la boîte mail, choisissez celle que vous désirez (Gmail, Hotmail…) et organisez là. Faites des dossiers, classez, cela vous aidera énormément dans votre organisation.
Une passion, vous transmettrez !
Parce que le métier de wedding planner est avant tout un métier de passion, vous devez la transmettre.
Grâce aux outils que l’on vient de vous présenter, vous allez pouvoir la transmettre, génial non ?
Être wedding planner c’est savoir s’adapter aux modes, aux tendances... Il faut rechercher ce qu’il se fait : idées déco, animations… Vous devez vous tenir informée des nouveautés pour ensuite les proposer à vos mariés. C’est à ce moment que l’outil Pinterest entre en jeu ! Véritable mine d’or de l’idée, cet outil vous permettra de découvrir les nouvelles tendances mariage, décoration et de vous inspirer.
Avec tous ces outils, vous voilà équipée pour mener à bien vos tâches et à gérer du mieux possible les imprévus du métier de wedding planner. Rassurant n’est-ce pas ?
Si vous souhaitez en savoir plus sur le métier de wedding planner.