L’étape indispensable et la plus importante pour tous les métiers, en contact avec des clients, reste le rendez-vous client. En effet, comme pour un Wedding Planner ou Wedding Designer, cette étape est bien souvent le point de départ d’une future collaboration entre le professionnel et le prospect qu’on espère futur client.

Certains professionnels en font même plusieurs : un pour rencontrer les clients, aussi appelé « rendez-vous découverte » ou “premier rendez-vous” et un d’autres pour exposer les devis, signer les contrats et avancer sur les préparatifs.

Dans tous les cas, ces rendez-vous ne sont pas à négliger. Il faut donc mettre toutes les chances de votre côté afin de transformer cette rencontre en contrat et de poursuivre une bonne entente entre vous et les futurs mariés.

Pour que tout se déroule au mieux, on a relevé les erreurs, les plus populaires, à éviter pour ne pas dire à ne pas commettre lors de cette rencontre.

1. Arriver en retard

Il est vrai que tout bon professionnel le sait « L'heure, c'est l'heure ; avant l'heure, c'est pas l'heure ; après l'heure, c'est plus l'heure ». Néanmoins, au moment de la mise en pratique, cela n’est pas toujours évident de contrôler tous les paramètres (bouchons, rendez-vous précédent qui se prolonge, etc).

Etre en retard à votre rendez-vous et plus encore au premier rendez-vous ne sera pas de très bonne augure pour votre client. Beaucoup y verront un manque de professionnalisme de votre part. Si cela est inévitable, surtout prévenez votre client et excusez-vous. N’oubliez pas de le remercier de vous avoir attendu, cela sera grandement apprécié.

Si vous êtes en avance, attendez quelques minutes, vous pourrez revoir votre présentation ou encore vos idées avant de les exprimer devant vos clients.

Afin d’éviter le retard, inviter le client à vous rejoindre dans vos locaux, vous pourrez limiter ainsi les impondérables et il aura le plaisir de découvrir ou re-découvrir votre univers.

2. La surréservation de rendez-vous

La surréservation signifie que vous acceptez un rendez-vous au-delà de la capacité d’une seule session. Le but de cette surréservation est de maximiser les rendez-vous pendant une journée. Cependant, elle est inutile : vous vous voyez dire à un couple que la séance de découverte est terminée alors qu’ils n’ont pas fini de vous exposer tous leurs souhaits ?

Personnellement, je ne pourrais pas.

Privilégiez des temps de rencontre assez large. Si le rendez-vous se termine plus tôt que prévu, vous aurez alors le temps de peaufiner à l’écrit votre compte rendu de rendez-vous ou avancer une autre tâche, en attendant un prochain rendez-vous. Le temps n’est jamais perdu, vous ne manquerez pas d’activité en créant votre agence.

3. Être négligé

Comme nous vous l’avons conseillé dans la règle numéro 1 de l’article le « Télétravail : comment rester organisé depuis chez soi ? » il est important d’être présentable et donc habillé. Même si le rendez-vous se fait en visioconférence.

Ceci permettra d’augmenter la confiance du client vis-à-vis de vous.

4. Ne pas donner toutes les informations

Certains d’entre vous seront tentés de ne pas dévoiler le lieu idéal auquel vous pensez pour les mariés lors d’une première rencontre ou la difficulté que représente une prestation. Au contraire, c’est l’occasion de montrer à vos clients votre connaissance du monde du mariage et votre professionnalisme. Vos clients viennent avant tout pour que vous les aidiez dans l’organisation du mariage ou de leur décoration, pour gagner du temps. Ce n’est pas en dévoilant quelques noms que tout cela sera organisé, rassurez-vous. C’est un accompagnement plus global qu’ils recherchent.

De même, pointer une difficulté d’une prestation, cela ne signifie pas que c’est impossible mais peut-être qu’il faudra prévoir un plan B ou qu’il faudra s’attarder à bien cadrer cette prestation pour qu’elle se déroule sans accroc.

5. Trop parler de vous et ne pas écouter…

Même si votre volonté est de vous vendre afin que le client vous choisisse ou vous fasse confiance, il n’est pas nécessaire de montrer tout votre palmarès. En effet, Google est “notre ami”. Si les clients vous ont choisi c’est qu’ils ont regardé en amont, ce que vous avez réalisé : votre agence, vos mariages passés, les avis clients, etc.. Ne parler que de vous, peut laisser un goût d’inachevé et de frustration à vos futurs clients. Ils auront l’impression de ne pas avoir pu faire part de leurs envies, leur demande. Le pire, ils pourraient s’imaginer que vous reproduirez un mariage passé sans prendre en compte leurs goûts. Alors, oui, nous évoquons notre fonctionnement, notre savoir-faire mais surtout nous les écoutons. Sans cela, impossible de répondre ensuite à leur demande.

Intéressez-vous à eux, à leurs envies, à ce qu’ils imaginent pour leur mariage. N’hésitez pas à les aider dans ce travail de visualisation de leur futur mariage en leur évoquant différentes options possibles. A défaut, de savoir ce qu’ils veulent, ils pourront probablement vous évoquer ce qu’ils ne veulent pas ou n’aiment pas.

Ainsi, vous créez un lien avec vos clients ou futurs clients, vous vous intéressez à eux, ce qui est bien la clé lorsque vous collaborez à l’un des plus beaux jours de leur vie.

6. Ne rien préparer

Il est vrai que c’est LEUR mariage et de ce fait, vous n’avez pas besoin de vous préparer un mois avant le rendez-vous. Vous ne pouvez pas non plus arriver les mains dans les poches. D’autant plus lors des rendez-vous d’organisation ou de décoration, il ne s’agit plus alors de faire juste connaissance.

Lors de la prise de rendez-vous, vous avez pu en apprendre un peu plus sur eux, sur leur prénom, sur le lieu, sur ce qu’ils veulent en bref. Vous devez donc préparer quelques idées que vous pourrez exposer lors du rendez-vous. Ceci ne montrera que votre professionnalisme, votre engagement pour ce mariage et vous permettra peut-être de décrocher un contrat.

Pour les rendez-vous en cours d’organisation ou d’élaboration de décoration, chaque rendez-vous a son objectif/son programme : avancer sur tel poste, rencontrer tels prestataires. Impossible de ne pas préparer ses rendez-vous sans montrer une incompétence sans nom. Alors on prévient les prestataires qui doivent être présents, on prévoit une feuille de route du rendez-vous, des sujets à évoquer et c’est parti !

7. Ne pas prendre des notes

Quand bien même vous estimez d’avoir une mémoire hors pair, il est très important de noter le moindre éléments qu’ils pourront vous communiquer lors de vos différents rendez-vous. Vous n’êtes pas à l’abris d’une petite défaillance de votre mémoire ou de confondre les informations lorsque vous enchainez deux rendez-vous avec des clients.

Il est possible également que les clients vous communiquent des informations qui ne sont à traiter dans l’immédiat mais qu’il sera bon de se rappeler dans quelques mois lorsque vous en serrez à cette prestation. Vos clients apprécieront grandement que vous vous souveniez de ce détail à ce moment là, qu’ils auront peut être omis de vous signaler à l’instant T. Il serait dommage de passer à côté de leurs souhaits.

8. Recevoir des appels ou notifications pendant la rencontre

Votre téléphone est votre meilleur allié pour votre vie professionnelle avec votre ordinateur et on le sait. Toutefois, afin d’être concentré sur la demande du couple il faut éviter toute distraction. Il est également important que vos clients sentent que vous êtes disponibles pour eux et non que vous soyez interrompus trois fois durant votre entrevue.

Ce passage ne vous dit pas quelque chose ? Revenez sur l’article du Télétravail, il y a un paragraphe qui parle de ça.

On espère que ces quelques points vous aideront pour vos prochains rendez-vous.

Surtout ne stressez pas, c’est vous les professionnels, c’est vous qui menez la danse. Alors on respire, on se prépare et on décroche cette confiance.

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Tuto : les erreurs à éviter lors d’un rendez-vous client